Zo voorkomt u dat een klant debiteur wordt
Elk bedrijf krijgt helaas te maken met klanten die niet of te laat betalen. Een goede debiteurenadministratie kan de kans aanzienlijk verkleinen dat een klant debiteur wordt. Maar hoe zorgt u voor een efficiënt debiteurenbeheer? U lees het hier.
Voordelen van een efficiënt debiteurenbeheer
Een efficiënte debiteurenadministratie levert een directe bijdrage aan de winst. U hoeft namelijk minder dubieuze debiteuren af te schrijven. Dubieuze debiteuren zijn klanten waarvan het niet zeker is dat ze ooit nog hun openstaande factuur zullen betalen. Daarnaast beschikt het bedrijf over een betere cashflow en meer liquiditeit voor aankopen of investeringen. Bovendien draagt goed debiteurenbeheer bij aan een positief en professioneel bedrijfsimago. Tot slot vallen de klanten die u als bedrijf niet (meer) wenst eerder op.
Debiteuren voorkomen is beter dan genezen
- Vooraf bepalen van de legitimiteit en kredietwaardigheid van klanten
- Regelmatig scannen en monitoren van klanten op debiteurenrisico
- Onderhouden van klantrelaties
- Tijdig signaleren van achterstallige betalingen en klachten
- Terugdringen van het totale openstaande saldo
- Voorkomen van afschrijvingen
"Debiteurenbeheer houdt veel meer in dan het aansporen van de klant om een openstaande factuur te betalen."
Het opstellen van efficiënt debiteurenbeheer
- Welke klanten accepteert u en onder welke voorwaarden?
- Welke klanten monitort u?
- Van welke klanten neemt u afscheid en wanneer?
- Hoe ziet uw facturatieproces en uw factuur eruit?
- Wanneer en hoe vaak doet u een telefonische aanmaning?
- Wanneer volgt een schriftelijke aanmaning en hoe ziet deze eruit?
- Wanneer schakelt u een incassobureau in?
- Wanneer en vanaf welk bedrag gaat u procederen?
- Kiest u voor het uitbesteden van het debiteurenbeheer, houdt u het in eigen beheer of wenst u een combinatie van beide?
Systemen voor efficiënt debiteurenbeheer
- Acceptatiesysteem: bepaalt handmatig of geautomatiseerd of een nieuwe klant geaccepteerd wordt op basis van kredietinformatie.
- Monitoringsysteem: controleert de gehele portefeuille voor continu inzicht in de kredietwaardigheid van bestaande klanten en leveranciers.
- Facturatiesysteem: verstuurt handmatig of geautomatiseerd facturen.
- Boekhoudsysteem: boekt alle debiteuren en crediteuren in één systeem, wat de basis biedt voor inzicht in de cashflow en het debiteurenrisico.
- CRM-systeem: biedt inzicht in klantrelaties. Het bevat informatie over afspraken, contacten en contracten met klanten. Ook klachten kunnen hierin worden verwerkt voor beter inzicht in de achtergrond van niet-betalingen.